Quel effet peut avoir la quarantaine mondiale sur les sismographes ? Ces instruments suivent les mouvements des plaques terrestres en essayant d’ignorer le bruit des activités humaines. Mais quand les millions d’habitants de Paris, Londres, et New York restent confinés chez eux, il y a une baisse phénoménale du bruit sismique.
Le trafic et les mouvements habituels des populations réduisent la capacité des sismographes à détecter les bruits de la croûte terrestre situés sur la même fréquence. Quand l’activité humaine s’arrête, un grand calme s’installe.
Les étapes des projets, les cycles de vente, l’évolution des produits sont des événements importants dans la vie d’une entreprise.
Cependant, elles sont aussi des bruits qui couvrent le travail de l’équipe. Le sismographe de l’équipe doit ignorer ces cycles, car ils réduisent notre capacité à suivre l’équipe au jour le jour.
Comment faire pour visualiser les activités de l’équipe ?
Nos journées sont hachées entre plusieurs activités
Quel rapport existe-t-il entre la journée de travail d’un manager et celle d’un écrivain ? A part le contenu de leur travail, leurs journées sont régies par des routines et interrompues par toute sortes d’urgences.
Famille, collègues, banque, réunions, ou trafic matinal, chaque journée est une course à obstacle que chacun parcourt pour faire avancer les projets personnels et professionnels. Les routines, que nous défendons contre ces bruits, nous permettent de progresser. Même si les routines changent rarement, le contenu de nos heures et jours de travail change souvent.
Les journées se ressemblent, mais les tâches changent
Que ça se passe au Mans, à Indianapolis ou en Malaisie, les courses de Grand Prix suivent le même planning :
– l’arrivée des équipes dans la ville organisatrice
– les essais chronométrés
– les qualifications
– la course en soi (avec ses étapes)
– les départs des équipes pour la prochaine course
Pourtant, chaque course est différente, non seulement comme cadre, mais aussi comme déroulement. Nous pouvons représenter chaque saison de la Formule 1 comme un calendrier ou un cycle de compétitions. Mais si nous voulons comprendre le rythme d’une course au niveau des équipes, le mieux c’est de représenter les participants sur des couloirs parallèles.
Utiliser plusieurs lignes parallèles pour visualiser les différents acteurs
De la même manière que les courses, nous avons des projets qui se ressemblent comme structure et comme évolution de chaque cycle :
- démarrage
- développement
- mise en production
- maintenance
Ou est l’équipe dans ce cycle ?
Pour retrouver le niveau de l’équipe, regardons plutôt ce qu’il se passe au niveau de chaque journée de travail. Mettons les membres de l’équipe sur des lignes parallèles, suivant l’axe du temps. Différentes couleurs peuvent marquer les différentes phases de la journée :
- trajet matinal domicile-travail
- matinée
- déjeuner
- après-midi
- trajet retour
C’est la méthode utilisé par exemple par EveryTimeZone.com pour visualiser les différents fuseaux horaires. Au lieu d’utiliser des cadrans circulaires de 24 heures, le site utilise une ligne pour chaque fuseau horaire. Des couleurs différentes sont utilisées pour suggérer la nuit, le matin, le soir, et les horaires habituels de travail.
Cela permet non seulement de trouver facilement l’heure pour une réunion avec des clients aux États-Unis, mais aussi de comprendre leur contexte (trop tôt, trop tard).
Un autre exemple sont les frises chronologiques de Google Timeline. Elles permettent de trouver le bon moment de la journée pour une réunion d’équipe, en utilisant les différents couloirs colorés en fonction des projets.
Cependant, le contexte des ces lignes est très important :
- qu’est-ce qu’on voit, des personnes, ou des projets ?
- une personne par ligne, une couleur par projet
- est-ce qu’il s’agit des horaires de travail habituels (tableau générique) ?
- ou bien d’une journée bien précise (tableau spécifique) ?
Le contexte des lignes est donné par l’axe horizontale du temps, et par les étiquettes de chaque ligne.
L’échelle est critique pour bien comprendre ce qu’on voit
Chaque ligne a besoin d’une étiquette désignant le membre de l’équipe qu’elle représente. Selon le niveau d’agrandissement, les heures, les moments de la journée ou les jours sont nécessaires pour donner le contexte des lignes.
Matin Midi Dîner Soir
08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
L M M J V
Les lignes ne peuvent pas représenter des cycles ou des ramifications
Si le travail multitâche existait, nous devrions utiliser plusieurs lignes pour chaque personne. Pour chaque projet par exemple. Fort heureusement, la plupart des humains ne sont pas capables d’un travail efficace sur plusieurs fronts, en même temps (à part les supertaskers).
En revanche, passer des heures à appeler des dizaines de prospects ça existe. Mais si nous voulons instaurer une atmosphère de confiance et mieux organiser ses équipes, les visualisations devront se concentrer sur des indicateurs plus importants pour les résultats de l’équipe.
Il ne faut pas tout réduire à des lignes, les courbes et autres graphiques ont leur utilisation. Les courbes représentent bien des événements cycliques et nous permettent de voir des tendances. Elles peuvent aussi aider à faire des prévisions quantitatives. Quand une notion de quantité intervient, l’agrandissement peut permettre de passer à un autre niveau d’échelle. Mais pour une équipe, restons au niveau de ses membres.
Le rythme d’une équipe est donné par les activités de chacun
Pour représenter les activités d’une équipe, tracez une ligne pour chaque membre de l’équipe. Marquez les horaires et les pauses déjeuner habituelles de chacun. Ajoutez les temps passés pour effectuer les trajets domicile-travail. Vous avez maintenant une journée ou semaine-type de votre équipe.
Pour une semaine spécifique, utilisez le modèle d’une semaine-type. Par dessus, marquez les projets prioritaires pour une personne avec des couleurs différentes, sur chaque ligne. Des lignes verticales peuvent indiquer les moments importants à venir – réunions, livraisons, présentations.
Une fois la quarantaine mondiale levée, les pas vont reprendre leurs mouvements, les voitures les autoroutes, et le bruit va à nouveau embêter les sismographes dans leur fonction.
Éliminez les bruits dans votre analyse en regardant de plus près !
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