Combien de fois sommes-nous conseillés de ne pas « réinventer la roue » ? C’est pourtant évident : nous ne devrions pas essayer de remplacer une solution acceptée et fonctionnelle depuis 2000 ans. C’est du bon sens ! Pourtant, c’est exactement ce que George Cayley a fait.
Son intérêt pour construire des machines volantes de plus en plus légères l’a poussé à chercher à réduire le poids des roues. En 1808, il proposa d’utiliser la tension plutôt que la compression pour alléger les roues. Ce n’était plus le rôle de la jante d’assurer la robustesse et la forme. Au lieu de cela, les roues à rayons métalliques étaient plus efficaces et plus légères.
Des rayons tirant la jante vers le moyeu, pareils à un bureau qui est attractif pour ceux qui y vont pour travailler tous les jours. Pourquoi choisir ses prochains bureaux en comparant seulement les prix ? Il faut plutôt comparer l’attractivité des nouveaux locaux aux anciens, pour l’équipe, les clients ou les deux.
Voici trois stratégies possibles pour choisir ses futurs locaux :
1. Choisir une adresse qui raccourcit les trajets domicile-travail de l’équipe
2. Rapprocher les futurs locaux des clients et des prospects
3. Utiliser des bureaux distribués, proches des clients ET des équipes
1. Choisir une position qui raccourcit les trajets domicile-travail de l’équipe
Pour les employés vivant autour d’une grande ville ou métropole, les trajets vers le lieu de travail sont souvent longs et difficiles. Parfois, ils sont obligés de décaler leurs horaires, au risque de perdre du temps ou de l’énergie autrement. Cet aspect doit être pris en compte avant choisir des nouveaux locaux.
Une solution est de chercher des locaux dans la zone la plus proche des domiciles des membres de l’équipe, en tenant compte de la longueur des trajets. Cette méthode fait gagner le plus de temps et d’énergie pour tout le monde. Résultat : moins de départs à la suite du déménagement et le même niveau de service. Mais parfois la longueur des trajets entre les bureaux et les clients est critique.
2. Rapprocher les futurs locaux des clients et des prospects
Des locaux placés dans des zones facilement accessibles exercent une meilleure attraction pour les clients. Choisis une zone autour de laquelle les clients sont déjà concentrés ou qu’ils visitent souvent. Les centres-villes, les quartiers d’affaires ou zones commerciales sont les exemples classiques.
Placer ses futurs locaux dans ce type de zones et faciliter l’accès attire les clients et positionne l’entreprise vers une meilleure croissance. A la place d’une prospection classique, coûteuse et inefficace, les clients viennent pour participer à des événements sociaux et avoir accès aux équipes. Cette stratégie fonctionne encore mieux avec des bureaux distribués.
3. Utiliser des bureaux distribués, proches des clients ET des équipes
Pourquoi ne pas essayer de se rapprocher des clients et en même temps de raccourcir les trajets quotidiens des équipes ? Les entreprises peuvent ouvrir plusieurs petits bureaux, distribués pour être plus accessibles aux clients. Pour raccourcir les trajets des équipes, il faut ensuite affecter à chaque bureau les employés habitant le plus près, autant que possible.
Les trajets journaliers des équipes travaillant autour des grandes agglomérations peuvent être parfois très longs. Regrouper les employés autour de plus petits bureaux, près des clients, est une stratégie gagnante pour l’entreprise. Arrêtons de nous focaliser sur les locaux les moins chers !
Mais les bureaux les moins chers sont le meilleur choix !
Oui, pour l’entreprise cela peut paraître vrai – le moins cher est le mieux. Mais l’entreprise a d’autres coûts que le bail. Combien l’entreprise paie pour visiter les clients tous les jours, depuis un bureau central ?
Les employés prennent du temps et de l’énergie pour se déplacer et visiter les clients, temps où ils ne peuvent pas travailler au-delà d’éventuels appels et de consultation de leurs mails et agendas sur les smartphones. Les clients prennent aussi plus de temps pour visiter les bureaux, donc ils viennent moins souvent.
Du point de vue interne, des nouveaux locaux qui s’éloignent des domiciles de certains employés ne seront pas forcément un bon choix économique non plus. Remplacer des collègues sur le départ car « usés » par la durée des trajets représente des coûts très importants pour des équipes à forte compétence.
Quels types d’organisations utilisent des bureaux distribués ?
Le réseau des agences de l’URSSAF de l’Île-de-France a ouvert un certain nombre de petits bureaux dans des zones plutôt inattendues, parfois dans des espaces de coworking, près des incubateurs de startups, ou des antennes locales dans la grande couronne. Cela permet aux agents d’être présents et de conseiller les PME innovantes au moment de leur création, ce qui fait partie de leur mission.
Les banques et les agences immobilières ouvrent aussi des bureaux dans des zones proches de leur cible : les jeunes employés, les classes moyennes. Leurs agences sont souvent présentes pour ces raisons dans les centres commerciaux ou près des centres d’affaires.
Quand une institution met en place une stratégie de bureaux distribués, c’est la bonne occasion pour réfléchir aussi aux affectations du personnel en interne. Les employés peuvent ainsi trouver un bureau plus proche de leurs domiciles, si possible et quand la fonction le permet.
Comment choisir ses prochains bureaux sans être perdant ?
Le prix est important, mais ce n’est pas tout. Les trois stratégies présentées ont un point commun : c’est de mieux accompagner la recherche de nouveaux locaux pour se rapprocher des clients et des employés.
Les équipes font tourner l’entreprise année après année. Une équipe démoralisée ou le départ de membres importants peuvent affecter sérieusement tout projet.
Placer les nouveaux bureaux dans une zone accessible à la plupart des clients est un point très important, surtout dans une grande ville. Des employés, comme des clients, motivés, loyaux et compétents ne sont pas faciles à trouver et à former.
Combiner ces deux stratégies peut être envisageable pour certaines entreprises. Les bureaux peuvent être ainsi distribués pour se rapprocher des zones fréquentées par les clients. Cela préservera une bonne ambiance en interne et une bonne relation avec les clients.
Ce n’est pas réinventer la roue, c’est une meilleure façon d’organiser l’entreprise. Comme les rayons tendus vers le moyeu des roues, des bureaux proches et parfois distribués assurent la tension productive pour faire tourner l’entreprise.
Nous sommes en train de construire un outil pour aider à comparer les trajets domicile-travail d’une équipe vers des nouveaux locaux avec la situation actuelle.
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