Hokusai finit son œuvre le plus célèbre à l’âge de 72 ans – « La Grande Vague de Kanagawa ». Mais ce n’était pas la première fois qu’il peignait cette vague. Au fil des ans il dessina au moins trois autres versions de la même scène.
Les artistes font souvent plusieurs esquisses et versions d’un sujet particulier, à des moments différents, depuis plusieurs points de vue, pour trouver la meilleure manière de l’exprimer. En utilisant différentes mises en scène et points de focalisation, le peintre réussi à « prendre » sa vague.
La même chose arrive quand quelqu’un arrive dans une nouvelle équipe : tu dois faire connaissance avec tout le monde et comprendre comment ils travaillent sur les projets en cours. Voici les trois points principaux d’un programme de « onboarding » pour les nouveaux membres d’une équipe :
1. Présenter les outils et les processus utilisés dans l’entreprise
2. Introduire chaque membre de l’équipe, ainsi que les rôles de chacun
3. Couvrir les sujets spécifiques dans des rencontres individuelles
1. Présenter les outils et les processus utilisés dans l’entreprise
Pour commencer, il faut faire une liste des processus et outils employés pour faire fonctionner l’entreprise. Le développement, le support ou le recrutement sont des processus avec des multiples étapes, avec des responsabilités partagées. Certains outils sont administratifs (courriel, paye, facturation), tandis que d’autres sont utilisés par les équipes pour gérer les projets (produits, tâches, rapports d’activité).
La liste doit être ensuite adaptée aux différents rôles : les commerciaux utilisent des outils de gestion de clients, le support a besoin d’outils de communication, les développeurs ont besoin … d’outils de développement. Toutefois, des listes séparées par poste ne sont pas obligatoires. Tous les outils peuvent être présentés aux nouveaux employés, avec plus ou moins de détails selon le profil.
2. Introduire chaque membre de l’équipe, ainsi que les rôles de chacun
Comme un hôte prévenant pour ses invités lors d’une fête, tu dois introduire les nouveaux collègues à l’équipe actuelle. Discute d’abord le plan avec l’équipe et assure-toi que les nouveaux rencontrent tout le monde dans le processus « d’embarquement ». Présente chaque membre de l’équipe toi-même, expliquant leur rôle et expertise.
Le but est d’ouvrir des ponts de communication, de commencer à construire la confiance entre collègues. Les ponts ne sont pas suffisants pourtant, les anciens et les nouveaux collègues doivent passer du temps ensemble, face à face, et discuter un sujet spécifique en relation avec leur travail habituel.
3. Couvrir les sujets spécifiques dans des rencontres individuelles
Des réunions d’une heure ou deux entre un nouveau développeur et un designer ou entre un nouveau commercial et un développeur peuvent produire des résultats étonnants. Combien de fois, dans ton expérience passée, tu aurais voulu savoir plus sur tes collègues ayant d’autres postes ?
Le but est que pendant une-deux heures le nouveau collègue puisse discuter un projet ou un outil avec un des membres de l’équipe. Ces réunions sont très différentes des déjeuners ou d’autres occasions festives. Même si ce genre d’événements permet beaucoup d’échanges, seulement certains sujets sont abordés, et pas en profondeur. Passe du temps à apprendre un outil et connaître un collègue en même temps.
Autant de temps perdu pour accueillir les nouveaux membres !
Cela peut paraître du temps perdu, mais en fait c’est un moment critique pour l’équipe. La façon dont l’équipe accueille quelqu’un peut montrer de l’appréciation. Ou le contraire. C’est un choix. Passer du temps pour lui montrer son nouvel environnement de travail et lui faire rencontrer tout le monde n’est pas une perte de temps. Au contraire, ça montre de la confiance et de la volonté à investir du temps pour mieux se connaître pour réussir ensemble.
Comment créer un plan « d’embarquement » en 30 minutes
Commence le plan en faisant une liste des principaux sujets. Chaque sujet, sous la responsabilité d’un ou deux membres de l’équipe actuelle couvre un périmètre tel que :
– l’entreprise (vision, stratégie, produits) – PDG, directeur
– l’administration – les assistants de direction, ressources humaines
– les produits – chefs de produit ou de projet
– opérations et support – responsables d’opérations et du support
– ventes et marketing – directeur de ventes, de marketing, creative director
A partir de cette liste descends un niveau en listant les outils, les projets et les produits pour chaque périmètre. Choisis un membre de l’équipe pour discuter un sujet ou outil spécifique avec la nouvelle collègue. Continue de diviser les sujets jusqu’à avoir au moins un pour chaque membre de l’équipe. Deux personnes peuvent aussi présenter le même sujet en tandem, si nécessaire. De toute façon, c’est mieux d’avoir deux points de vue sur le même sujet.
Chaque réunion face à face devrait durer au moins une heure pour permettre à chacun de se présenter et avoir une bonne discussion. Après une telle rencontre, le nouveau collègue devrait savoir qui lui a présenté le sujet, pouvoir décrire le sujet en grandes lignes et savoir qui en est responsable au jour le jour.
Finis le plan en vérifiant la liste de tous les membres de l’équipe – chacun a au moins un sujet à présenter au nouveau membre. Les entreprises plus grandes que deux-trois équipes doivent ajuster le plan autour des équipes. Toutefois, il faut inclure tous les membres de l’équipe, ainsi que d’autres personnes travaillant avec l’équipe dans d’autres rôles.
Cependant, ne planifie pas plus d’une réunion par jour, cela peut être très fatigant pour le nouveau et ça peut affecter son apprentissage. Etale plutôt le plan sur 2-3 semaines ou même un mois.
Le programme de « onboarding » prépare le succès de l’équipe
Introduit les nouveaux collègues à la vision de l’entreprise, présente-leur les produits et les membres de l’équipe actuelle en utilisant ces trois pas :
1. Présente les outils et les processus utilisés dans l’entreprise
2. Introduit chaque membre de l’équipe, ainsi que les rôles de chacun
3. Couvre les sujets spécifiques dans des rencontres individuelles
Utilise un programme de « onboarding » pour aider les nouveaux collègues à se lancer, prendre de la vitesse puis de « prendre la vague » avec l’équipe.