Changement de programme : vous avez seulement 5 minutes pour présenter

Le client appelle deux jours avant ta présentation, prévue de longue date. Il s’excuse, mais le programme a changé à la dernière minute. Tu n’auras finalement que 15 minutes pour présenter, au lieu d’une demi-heure. Pire encore, le jour de la présentation, en arrivant, tu es informé que finalement tu n’auras que 5 minutes.

C’est exactement ce qu’il est arrivé il y a deux ans. Le rendez-vous pour la présentation d’un logiciel dans un grand hôpital a été fixé de longue date.   Les médecins avaient besoin d’une solution pour les aider dans leur travail quotidien, donc il fallait se focaliser sur leur problème. Des médecins, des étudiants et des professeurs allaient participer. Nous avons donc préparé quelques diapositives, une démonstration du logiciel et une stratégie pour conclure la réunion.

Quelques jours avant la réunion nous sommes informés que nous n’aurons finalement que 15 minutes pour la démonstration. Panique.

Le jour de la présentation arrive, le chef du département nous accueille, chargés avec portable et brochures pour la présentation. Il marche vite, il a peu de temps entre les réunions. Parcourant en vitesse le dédale de couloirs, il nous informe qu’une cinquantaine de personnes nous attendent, bien plus qu’espéré.

Puis, au dernier tournant, il nous dit que finalement notre présentation ne pourra pas dépasser 5 minutes.
5 minutes, au lieu de 15.

Comment gérer un changement de programme à la dernière minute et faire sa présentation en seulement 5 minutes, au lieu de 15 minutes ou d’une demi-heure ? Une bonne stratégie est de se préparer en avance pour cette éventualité et s’entraîner pour :
– présenter 3 points
– répéter 3 fois les points
– donner 3 exemples
Le tout, en 5 minutes.

Présenter 3 points

La structure de la présentation peut être bâtie sur 3 points importants. Par exemple, en répondant à ces 3 questions :
a) quel est le problème dont tu vas parler, en quoi ça concerne l’auditoire
b) quelle est la solution que tu vas leur proposer
c) comment utiliser cette solution

Si le but est d’ouvrir la perspective d’un groupe de personnes trop plongées dans leurs sujets quotidiens, la structure peut se faire sur 3 grandes idées qui pourront élargir leur horizon. Mais ça ne suffit pas juste d’exposer ces idées, il faut aussi aider l’auditoire à se rappeler ces points.

Répéter 3 fois les points présentés

Tout membre Toastmasters introduit les points importants au début de son discours, puis il développe chaque point avec plus de détails. Les 3 points sont repris à la fin de la présentation, dans une conclusion ou sous la forme d’une liste.

Répéter les mêmes points 3 fois permet non seulement de comprendre chaque idée, mais aussi de se les rappeler. Le public qui entend une idée pour la première fois a besoin de cette répétition pour fixer l’idée.

Dis-leur ce que tu va leur dire, 
ensuite dis ce que tu as à dire, 
et enfin dis-leur ce que tu leur as dit.

Dale Carnegie

Cependant, cette structure simple et répétitive peut ennuyer, assommer l’auditoire. Pour garder l’attention de son public et rapprocher les idées à leur vécu, rien de meilleur que les histoires ou les exemples.

Donner 3 exemples

Les points peuvent être introduits par un exemple réel au début de la présentation. Cela permet à chacun de se projeter dans la même situation. Des situations dramatiques arrivent dans la vie de tout professionnel qui doit présenter son travail, par exemple devoir écourter sa présentation à 5 minutes.

Une fois l’introduction faite, d’autres exemples peuvent accompagner les points présentés. Enfin, revenir sur l’exemple de début dans la conclusion pour montrer comment les points présentés produisent l’effet recherché. Voici pour exemple, la suite de notre démonstration de 30, de 15, puis finalement de 5 minutes :

Comment le rendez-vous s’est finalement passé ?

Le jour de la présentation, nous avons trouvé la salle pleine, les étudiants et médecins participant formaient plusieurs cercles et nous regardaient avec curiosité. Mon collègue a démarré la réunion, en précisant le but de la présentation et en remerciant les organisateurs.

Pendant ce temps, j’ai connecté l’ordinateur au projecteur, puis j’ai repris la parole et suivi notre plan pas à pas :
– une courte introduction parlant du problème rencontré par les médecins
– les 3 façons dont notre solution répondait à leurs besoins
– démonstration du logiciel focalisée sur les 3 points, avec des exemples
– conclusion avec le sommaire des 3 points
– les pas à suivre pour tester et utiliser le logiciel

Quelle est donc la formule magique pour gérer un changement de dernière minute ?

Gérer un changement de programme en préparant une présentation en 5 minutes

Dans le monde des startups c’est ce qu’on appelle un « elevator pitch », la présentation de son projet en moins de temps qu’il n’en faut pour prendre l’ascenseur avec un potentiel investisseur ou partenaire. Sûrement dans moins de 5 minutes.

Prendre les devants dès la prise de rendez-vous, ou après le premier changement de programme. Toute présentation, pour n’importe quelle durée prévue, peut être structurée en 3 points. En conclusion, pour bien atteindre le but de sa présentation il faut se donner le temps de bien introduire et de répéter 3 fois les 3 points (au début, en détail et à la fin), en ajoutant au moins 3 exemples.