Comment auditer les futurs locaux, et discrètement préparer l’équipe

Quelle couleur a le chiffre 5 ?
Quel son entends-tu à la vue d’un ciel bleu ?
Quelle forme prend la semaine prochaine dans ton esprit ?

Une personne sur 23 au monde est concernée par un croisement des sens appelé synesthésie. Certains peuvent entendre un son spécifique pour chaque couleur. D’autres voient les chiffre colorées chaque fois de la même manière.

Mais quel son entends-tu en imaginant les équipes s’installer dans les futurs locaux ? Le son répété de la routine, le bruit des protestations, ou bien le silence du travail concentré ? Pour s’assurer de ne pas perdre des employés de valeur, tu as besoin d’un audit avant le transfert des équipes vers les nouveaux bureaux, et tu as besoin de le faire discrètement.

Voici trois pas à suivre pour s’assurer que les membres de l’équipe vont suivre et rester motivés dans les nouveaux locaux :

1. Préparer
2. Auditer
3. Réparer

1. Prépare le déménagement des bureaux, car les petites choses peuvent beaucoup compter

Les premières semaines après le dernier déménagement de ta famille sont passées comme un bolide lancé dans un brouillard. Faire tous les changements d’adresse pour l’électricité, la banque, l’eau, l’Internet. Défaire tous les cartons et arranger les chambres. LA CUISINE. LA SALLE DE BAIN. Tu es épuisé, ton partenaire est épuisé, et les enfants sautent partout.

Puis les vrais changements arrivent. Lundi matin. Nouvelles écoles, nouveaux horaires. Nouveaux voisins. NOUVELLES LIGNES DE BUS pour les enfants. NOUVEAUX TRAJETS AU BUREAU pour les parents.

Dès que le changement de bureaux est décidé et les nouveaux locaux choisis, il faut préparer la communication :
– annoncer le futur déménagement des bureaux
– nommer les personnes clé pour tout organiser
– donner des nouvelles régulièrement pendant les semaines avant le jour J
– impliquer l’équipe dans l’ installation des nouveaux bureaux
– discuter individuellement avec chacun au sujet du déménagement

Oublier de prendre en compte le bus scolaire embêtera ton adolescent, qui est déjà compliqué. Un long trajet domicile-travail fatiguera ton partenaire, et le faire regretter d’avoir déménagé. L’adresse de la maison et les options de trajets domicile-école ou domicile-bureau font partie du contrat familial.

Nous avons la tendance de nous focaliser trop sur la nouvelle maison et pas assez sur « l’utilisation » de la maison comme base pour tous les déplacements, personnels et professionnels. De la même manière, lorsque nous planifions un déménagement des bureaux nous pouvons être trop focalisés sur les coûts des locaux, l’espace disponible et tous les autres avantages, et oublier le plus important : les membres de l’équipe.

2. Fais un audit de l’emplacement des nouveaux bureaux avant de faire l’annonce

Quelques exemples de « petits détails » qui peuvent compter beaucoup pour l’équipe par rapport aux nouveaux locaux :
– l’accès en voiture
– la disponibilité des places de parking
– les transports publics
– la durée des trajets domicile-travail
– les restaurants autour des bureaux
– les parcs et les promenades autour
– le niveau de bruit autour et à l’intérieur des bureaux
– la climatisation ou la ventilation (et le bruit qui vient avec)
– la lumière naturelle et l’éclairage

Et la liste continue. Ces éléments concernant les nouveaux bureaux peuvent être pris en considération avant d’emménager. Fais une liste exhaustive des « petits détails » qui dérangent déjà ton équipe, demande aux collègues de la compléter, et fais un audit des nouveaux locaux.

La liste peut être divisée dans trois grands groupes :
– Trajets domicile-travail
– Déjeuner et pauses
– Confort des bureaux

Pour la plupart des personnes, les trajets quotidiens entre la maison et le bureau et retour ont le plus d’impact. Vérifie si le mode de transport préféré est disponible pour la plupart des collègues. Prends en compte leurs horaires de travail habituels. Calcule concrètement combien de temps ça va prendre à chacun pour aller au bureau et rentrer tous les jours.

Dans les métropoles ou les zones très denses comme Paris, New York, Los Angeles, ou Londres, la clé est de comparer la durée prévue du futur trajet domicile-bureau avec l’ancienne. Utilise un système de feux tricolores

rouge—jaune—vert
pire—pareil—meilleur

pour le trajet de chaque personne.

Fais attention aux drapeaux rouges, qui signalent des trajets journaliers plus longs que la moyenne dans la région. Plus que 60 minutes au total par jour (matin + soir) c’est un drapeau rouge. Prends en compte dans l’audit les situations qui changent trop pour prévenir et diminuer leurs effets.

3. Utilise l’audit pour réparer les pires effets du déménagement

Voici quelques mesures à prendre pour améliorer la vie de l’équipe après un changement de locaux :

• Faciliter l’accès aux locaux aux personnes aux besoins spéciaux ou qui font les trajets les plus longs.
• Créer un fichier Excel trié par les besoins particulières et par la durée des trajets journaliers et l’utiliser pour attribuer les places de parking.
• Proposer le télétravail à temps plein ou partiel aux personnes les plus affectées par la durée des trajets vers les nouveaux locaux.

Prenons un exemple concret : le directeur des ventes de l’entreprise est habitué actuellement à 45-50 minutes de trajets domicile-travail par jour. Après le déménagement, cela s’empire :

Avant : 50 min trajets par jour (4 hrs 10 min par semaine)
Après : 80 min trajets par jour (6 hrs 40 min par semaine)
Difference : 1 heure et 30 minutes de trajets en plus par semaine

Dans son cas, un seul jour de télétravail par semaine réduit la durée hebdomadaires des trajets à 5 heures et 20 minutes. Cela représente 20% moins de temps passé en trafic ou dans des transports publics bondés. Cela représente aussi au moins 20% de plus de chances que la personne suit l’équipe dans les nouveaux locaux.

Après le déménagement vérifie régulièrement comment l’équipe vit dans les nouveaux locaux et fais les ajustements nécessaires. Passe à deux jours par semaine en télétravail pour ceux qui en ont besoin. Loue un petit bureau dans un espace de coworking pour les trois collègues qui habitent loin des bureaux mais près de chacun. C’est important de garder les yeux ouverts, car le personnel est fatigué par le changement, et cela peut facilement avoir un impact sur l’équipe.

Pourquoi faire un audit discret ? Je suis ouvert au sujet du déménagement !

Tout le monde ne sera pas satisfait par le changement. La discrétion est nécessaire pour pouvoir s’occuper des personnes les plus affectées. Cela permet aussi de planifier les propositions de passage au télétravail si nécessaire.

Cependant, il ne faut pas cacher les choses jusqu’à la dernière minute. Plutôt, il faut prendre ce temps pour préparer la communication et les moyens nécessaires pour un transfert réussi vers les nouveaux locaux.

Quelles sont les erreurs les plus courantes et qui peuvent être évitées

La plus évidente erreur est de trop se concentrer sur les coûts des bureaux sans prendre en compte l’impact de l’emplacement de ces bureaux. Parfois l’adresse des bureaux est critique pour pouvoir recevoir les clients. Les activités disponibles autour des bureaux dépendent également de cet emplacement (pour le déjeuner, les pauses-cafés, la qualité de l’air, le niveau de bruit et le confort).

Mais l’adresse des bureaux est TOUJOURS cruciale pour les trajets journaliers des employés, car la durée de ces trajets impacte directement la vie de leurs familles.

Auditer les futurs locaux pour pouvoir préparer l’équipe

En résumé, l’audit des nouveaux locaux ne devrait pas être repoussé jusqu’au déménagement. Soit préparé à prendre des actions pour atténuer les effets de ce changement. Utilise l’audit pour apprendre ce qui doit être amélioré ou changé une fois emménagé dans les nouveaux locaux. Vérifie à nouveau les mêmes points après un mois, puis après six mois. Dans l’idéal, cela peut être l’occasion annuelle pour améliorer le confort des employés.

La synesthésie, l’association de deux senses, provient des mots grecs « union » et « sensation ». Utiliser plusieurs sens en ce qui concerne l’équipe, ça revient à regarder de près la vie au bureau pour chacun de ses membres, pour pouvoir l’améliorer.