En 2005, après l’annonce concernant le support des podcasts dans iTunes, la startup Odeo passa du statut d’étoile montante dans ce domaine, au statut d’entreprises promise à l’échec.
Pendant deux ans, Odeo avait développé son propre produit censé devenir le meilleur site d’hébergement, de promotion et de partage de podcasts au monde. Les investisseurs, les équipes, les managers y croyaient, la presse était élogieuse.
Suite à l’annonce d’Apple, l’équipe fut divisée en groupes de travail pour trouver une nouvelle stratégie et construire des nouveaux produits. Parmi les propositions faites, une pris largement le dessus. C’était une plate-forme de communication directe entre ses utilisateurs, qui pouvaient publier des messages, des idées, partager des nouvelles, ou s’abonner aux flux des autres participants.
Twitter fut née de ce processus de transition des équipes d’une impasse commerciale vers une nouvelle stratégie.
De la même manière, le changement de siège est un moment de transition pour les équipes. Cela peut être propice à mener une réflexion sur les vrais besoins d’espace de bureaux.
Comment peut-on utiliser le télétravail pendant cette phase pour préparer le déménagement et réduire le coût des futurs locaux en même temps ?
Télécharger le « Calculateur des jours de télétravail recommandés par semaine (version EQUIPE) »
Déterminer la surface de bureaux optimale pour votre équipe
Pendant la recherche de nouveaux locaux, un critère important est la surface totale nécessaire pour les bureaux, les salles de réunion et les autres espaces de vie (coins café ou déjeuner, cuisines etc.). Comment calculer cette surface ? Une façon est d’utiliser la surface actuelle et d’ajuster en fonction des effectifs réels au moment du déménagement.
Pour cela il faut analyser les besoins en termes de bureaux individuels ou pour des petits groupes. Quelques exemples de configurations pour accueillir une équipe de 10 personnes :
– 3 bureaux individuels + 3 bureaux de 2-3 personnes + 1 salle de réunion
– 1 grand bureau / salle de réunion + 4 bureaux de 2-3 personnes
– 1 open-space pour accueillir tout le monde + 3 salles de conférence
Cependant, le nombre de personnes présentes tous les jours sur site n’est pas constant.
Trouver le nombre moyen de personnes présentes sur site chaque jour (dans les locaux actuels)
Dans les pays de l’OCDE 16,5% des salariés travaillent moins de 30 heures par semaine (le pourcentage monte à 37% au Pays-Bas). Des parents avec des enfants en petits âges, des seniors qui réduisent leur activité, des jeunes qui travaillent pour payer leurs études, les raisons pour le travail partiel sont multiples.
Comment diminuer les journées où la moitié des bureaux sont vides ? En analysant la planification d’une semaine-type, plusieurs optimisations peuvent en ressortir. Une solution est de proposer pour certains de travailler les mercredis au lieu des mardis, de façon à lisser la présence sur site.
| Jour | Avant | Après |
|---|---|---|
| Lundi | 9 | 9 |
| Mardi | 10 | 8 |
| Mercredi | 4 | 6 |
| Jeudi | 10 | 9 |
| Vendredi | 8 | 9 |
Une autre stratégie, plus radicale, est de prendre comme base de calcul les jours où la présence est la plus basse, et d’utiliser le télétravail pour diminuer la présence sur site les autres jours de la semaine.
Essayer le télétravail, partiel ou complet, avant le déménagement
Et si nous prenions le temps de transition comme une opportunité pour trouver le vrai besoin de présence nécessaire au bureau ? Au lieu de répliquer la structure et la surface des bureaux existants, proposez une phase de transition où les employés sont encouragés à télé-travailler toute la semaine ou quelques jours, selon les possibilités.
Après quelques mois ou un an plusieurs personnes seront parfaitement adaptées pour continuer de télé-travailler. D’autres vont trouver cela trop difficile. Et bien entendu, certains postes ou types de travail ne s’y prêteront pas au télétravail. Mais vous saurez mieux le vrai besoin de bureaux pour les futurs locaux.
Selon les rôles et les préférences de chacun, le télétravail peut continuer même après le déménagement
Puisque la phase de transition vous aurait permis de trouver une meilleure répartition entre le travail en présentiel ou à distance, vous pourrez chercher des locaux plus appropriés, normalement plus petits que les précédents.
Il faudra revoir cela bien sûr de temps en temps après le déménagement, pour apporter des ajustements nécessaires pour chacun. Un autre aspect important est l’emplacement des locaux, car la distance et les possibilités d’accéder aux locaux peuvent changer de façon dramatique la liste de personnes souhaitant de télé-travailler.
Trouver le meilleur emplacement des futurs locaux
En calculant la durée des trajets quotidiens au bureau de chaque employé vers les possibles futurs locaux, nous pouvons trouver les personnes qui seront les plus affectées. Le télétravail partiel peut faire baisser le risque de perdre des cadres trop usés par l’allongement des trajets. La comparaison avec la situation actuelle peut aussi révéler des améliorations pour la situation de certains.
Comment justifier le coût du télétravail pendant la transition
Oui, le télétravail représente un coût pour chaque employé, et pour l’entreprise. Du matériel, des connexions Internet, des chaises et des bureaux sont nécessaires pour pouvoir travailler. Et de la tranquillité. Pour certains l’espace physique ne sera pas disponible pour permettre le télétravail. Pour d’autres, la présence physique des collègues est trop importante.
Le but de la phase de transition était de connaître justement ces coûts et les personnes qui ne pourront pas télé-travailler pour une raison ou une autre. Certains moyens comme les solutions de partage de connaissance et de visioconférence auraient de toute façon été nécessaires dans toute évolution de l’entreprise.
Louer un grand espace et pénaliser une partie du personnel, ou bien plusieurs bureaux plus petits et plus accessibles
Nombreux sont les exemples où des administrations ont déplacé leurs locaux en pénalisant au passage un grand nombre des employés. Dans ces cas, certains seront obligés de changer de poste ou de quitter, d’autres devront travailler à distance au moins quelques jours par semaine pour pouvoir continuer.
Une stratégie alternative est de passer par une phase de transition de travail à distance pour chiffrer les besoins réels de travail en présentiel. Selon les résultats de l’audit, l’utilisation complémentaire de petits bureaux satellites peut être préconisée pour faciliter l’accès pour des personnes géographiquement éloignées du bureau principal. De cette manière, le télétravail peut clarifier les besoins réels en termes d’espace et réduire le coût des futurs locaux.
Après deux ans de développement, l’application Twitter tardait encore à décoller, mais à partir d’août 2006 l’utilisation passa à un niveau nettement supérieur à la suite du tremblement de terre de San Francisco. Le remaniement de la stratégie produit paie au moyen et long terme, de la même manière que la réduction des trajets des collaborateurs.
Télécharger le « Calculateur hebdomadaire des jours de télétravail recommandés pour une équipe »
Le document est une feuille de calcul qui peut être ajoutée dans Google Drive (ou téléchargée au format Excel), puis adaptée à votre situation particulière. Configurations possibles :
- le Seuil de confort pour les trajets quotidiens (par défaut 60 min/jour)
- la Durée des trajets Aller/Retour par jour, pour chaque personne
La feuille de calcul permet de calculer automatiquement le nombre recommandé de jours de télétravail par semaine pour chaque membre de votre équipe.
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