Comment un déménagement peut affecter ton équipe ?
Choisir des nouveaux locaux en passant du feu ROUGE au feu VERT
Notre société va emménager d’ici peu dans des nouveaux locaux. Est-ce que pour l’équipe ce sera mieux ou pire qu’avant ?
Combien de temps allons-nous passer dans le traffic, est-ce que ça prendra encore plus de temps ?
Est-ce que tout le monde sera affecté ? Certains seront-ils plus affectés que d’autres par ce changement ?
Voici les principales fonctions du Team Happiness Calculator :
- Calculer la durée des trajets journaliers pour chaque membre de l’équipe
- Comparer les trajets vers les locaux courants et futurs pour chacun
- Calculer le pourcentage des personnes HEUREUSES pour le choix des nouveaux locaux
- Feu VERT dès 50% ou plus de personnes satisfaites par la nouvelle adresse
- Préciser les horaires habituels de travail et les moyens de transport
Un déménagement peut avoir un impact majeur sur une équipe
Quelques mois ont passé. En charge de l’équipe, tu apprends en discutant avec les uns et les autres que le moral est en baisse, en partie parce que tes collègues sont affectés par l’emplacement des nouveaux bureaux – ils passent plus de temps dans les transports et leur vie privée en est affectée.
Certains collègues commencent à arriver plus tard au travail
Ils font cela pour éviter les heures de pointe. Ils rentrent chez eux plus tard aussi, décalant ainsi le dîner avec leur famille. Certains sont obligés du coup d’inscrire leurs enfants aux centres d’accueil l’après-midi.
Tu peux éviter les problèmes
Tu es responsable d’une ou plusieurs équipes, et tu t’inquiètes du fait que tes collègues passent trop de temps dans les transports. Tu peux faire quelque chose pour prévenir un mauvais choix de locaux. C’est ton rôle d’essayer de minimiser l’impact que le changement pourrait avoir sur les équipes.
Evite les pires effets lors d’un changement de locaux
Les changements de locaux sont souvent nécessaires pour accompagner la croissance de la société, trouver des coins plus sympa ou s’adapter à un changement important dans les affaires. Signer un nouveau grand compte ou fermer une ligne de produits et adapter les équipe suite à ces changements sont des raisons pertinentes pour un tel changement.
Mais comment mettre en balance les coûts des différents choix de locaux et les effets des choix respectives sur l’équipe ? Dans le coût d’un déménagement il faut aussi prendre en compte la perte de certains membres importants de l’équipe et leur remplacement – un coût en terme de temps, effort et perte de productivité.
Quelques collègues sont très affectés par le choix des nouveaux bureaux.
Tu voudra éviter ce scénario, minimiser l’impact et protéger l’équipe. Tu voudra garder le morale aussi haut que possible, et l’équipe aussi efficace qu’avant le déménagement. Savoir qui est le plus affecté te permettra prendre des mesures comme ajuster les horaires ou introduire le télétravail. Cela aidera garder l’équipe unie pendant le changement et évitera l’embauche, l’accueil et l’intégration des nouveaux membres dans l’équipe.
« Tout le monde le sait ici, les mardis et les jeudis nous avons des bouchons le matin »
Se déplacer vers son lieu de travail devient rapidement une routine: tu sais combien de temps ça prends le matin et comment éviter le pire du traffic. Tu sais où te garer et où aller déjeuner. Le soir, tu sais qu’il faut vérifier le traffic avant de partir, pour partir parfois plus tôt ou plus tard selon la durée du trajet estimée.
Qu’en est-il des nouveaux locaux que tu vient de sélectionner ? Tu ne sais pas grande chose par rapport à la nouvelle adresse, alors tu vérifies les cartes, les alentours, les restaurants. Tu essayes d’imaginer les trajets que tu feras tous les jours pour y aller. Puis tu essayes d’imaginer ton équipe dans les nouveaux locaux. Tous les changements à venir, y inclus les différents chemins pour que tes collègues vont devoir emprunter.
Qui sera le plus affecté ?
Qui sera perdant après le changement ?
Qu’est-ce que tu peux faire pour influencer le choix et éviter le pire ?
Le meilleur moment pour éviter les soucis c’est AVANT de déménager
Avoir une liste d’addresses pour ton équipe, pour les anciens et les nouveau bureaux, avec les personnes potentiellement affectés par le futur changement serait merveilleux, n’est-ce pas ?
Le second meilleur moment est juste APRES avoir sélectionné des nouveaux locaux
Aujourd’hui, combien de tes collègues sont-ils contents avec la situation des locaux par rapport à leur domicile? Combien sont-ils a être affectés par la durée des trajets à cause du trafic et des horaires ?
Une fois l’équipe installée dans les nouveaux locaux, tu peux refaire l’analyse des durées de transports quotidiens une ou deux fois par an pour être au courant des problèmes naissants, persistants ou des situations qui s’empirent pour certains.
Compare les futurs trajets quotidiens avec la situation existante
Tu discute avec ton assistant ou avec les ressources humaines et tu leur demandes de trouver une façon de faire cette comparaison. De préparer un rapport avec les trajets quotidiens de chacun, en moyenne. Et de comparer en suite la durée des trajets au niveau de l’équipe à la situation existante. Et enfin de t’aider a valider ou invalider un possible choix pour les nouveaux bureaux.
Tu dois faire ce calcul 2-3 fois chaque fois que l’entreprise envisage de déménager à cause de la situation financière ou des coûts de location.
Tu entends que faire ce rapport est plus compliqué que tu ne le pensais, parce que beaucoup des collègues ne viennent pas à la même heure le matin et ne partent pas en même temps le soir. Les temps habituels pour chacun doivent être pris en compte pour comparer vraiment les deux situations. Certains se déplacent en voiture, certains prennent les transports. Mais tous sont affectés dans les heures de pointe.
Utilise un système de feux ROUGE → JAUNE → VERT pour valider un possible choix de locaux
Un pourcentage élevé de membres de l’équipe potentiellement mécontents avec le nouveau choix est un feux ROUGE. Le pourcentage de membres de l’équipe qui seront plutôt contents avec la nouvelle adresse donne un score global de satisfaction par rapport à ce choix. Un score qui dépasse 50% est un feu VERT.
Quel score est suffisant ça dépends du contexte. Tu sais le mieux qui sont les VIP dans ton équipe. Tandis qu’il faut viser le plus haut possible, une équipe contente après le déménagement, tu vas probablement jamais réussir à contenter tout le monde.
La comparaison de la durée globale des trajets quotidiens pour toute l’équipe entre les locaux existants et les nouveaux locaux fournit un score de satisfaction par rapport au changement prévu.
Si tu te demandes encore comment ça fonctionne, continues à lire.
Comment savoir si les calculs sont corrects?
Les prévisions de trafic sont utilisées pour effectuer les calculs. Les lundis sont souvent les pires jours de la semaine en ce qui concerne le trafic. Pour cette raison, le calculateur utilise les données de trafic prévisionnelles pour le lundi suivant au moment du calcul pour estimer la durée pour chaque employé.
Si les heures préférées ou usuelles d’arrivée et de départ sont connues, elles sont prises en compte pour calculer la durée du trajet par jour. Le départ au soir est soit connu, soit prévu 9 heures après l’heure d’arrivée au bureau (incluant ainsi une heure pour la pause déjeuner).
Combien de temps faut-il pour calculer la durée des trajets quotidiens d’une équipe de 10 personnes?
Pour faire le calcul toi-même, tu dois prendre en compte les adresses de chacun et faire les calculs manuellement, personne par personne, puis au niveau de l’équipe, utilisant des applications grand public.
Après avoir passé du temps pour faire chaque calcul de durée, tu dois l’améliorer de plus en plus, prenant en compte par exemple les horaires habituels et l’impact du trafic.
Pour faire ces calculs pour les bureaux actuels, puis pour les nouveaux bureaux, et ensuite pour comparer les deux situations, tu as besoin d’un à deux jours de travail. Pour une société plus grande, composée de plusieurs équipes, cela occuperait une ou deux personnes pendant une semaine.
Pour simplifier ce travail au maximum, ce que tu peux faire c’est préparer la liste des adresses pour ton équipe, ajouter les deux adresses des bureaux, et laisser le Team Happiness Calculator faire ce travail pour toi.
Un bureaux avec 100% d’employés HEUREUX ça doit bien exister, mais c’est rare
Tu ne peux pas faire plaisir à tout le monde, mais au moins tu évite les pires choix pour la plupart de tes collègues.
85% HEUREUX + 15% TRISTES = GREEN flag
Cela est nettement mieux que cette situation:
45% HEUREUX + 55% TRISTES = RED flag
Et tu peux décider toi-même le niveau de satisfaction au-delà duquel continuer la recherche n’est plus raisonnable. Tu peux aussi prendre en compte l’importance de chaque membre pour le succès de l’équipe et utiliser ce critère pour trouver le niveau le plus .
Est-ce que les résultats calculés sont précis ?
Le Team Happiness Calculator utilise les prévisions de trafic d’une semaine précise (le semaine suivante au moment du calcul). Les résultats peuvent varier selon les saisons, les vacances scolaires ou autres événements locaux. Les équipes travaillant autour des métropoles et des grandes agglomérations sont évidemment plus affectées par le traffic.
Ainsi, les résultats sont aussi précis que possible au moment du calcul, tenant compte des événements connus à ce moment-là par les services de cartographie et de calcul d’itinéraire.
Tout ça pour adapter toute une entreprise aux vies des employées?
Dans le monde et l’âge des métiers créatifs le respect de l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée des employés est crucial pour assurer les conditions optimales de collaboration et un travail créatif.
Heures travaillées, horaires imposées, travail synchrone – sont tous des principes et des indicateurs beaucoup moins importants que les résultats de l’équipe.
L’optimisation du temps de travail donne implicitement la priorité et l’importance maximales au temps de présence au bureau par chaque employé. Or, si ce temps est maximisé au dépens de la vie privée, le résultat du travail, l’efficacité et la créativité de l’équipe vont être impactés.
Le but est l’optimisation des résultats, et non plus de vérifier les heures de présence
Le focus n’est plus sur la présence au bureau. Le focus n’est plus sur le temps que les employés le passe assis sur une chaise, devant un clavier. Le focus n’est plus sur la fatalité des bouchons avant et après travail.
Le temps est d’assurer les conditions optimales pour permettre à l’équipe de produire les meilleurs résultats par un travail créatif et collaboratif.
Pour faire ça, chacun a besoin d’être reposé et de bien dormir la nuit. Chacun a besoin des 3-4 repas quotidiens, aux heures habituelles, en famille ou avec des amis, ou entre collègues. Chacun a besoin du temps pour soi, pour lire ou écrire, regarder un film, écouter de la musique, jouer, courir ou juste flâner et se reposer, libérer son cerveau du stress et se relaxer.
Prends en compte le temps passé par chacun dans le traffic, deux fois par jour, cinq jours par semaine
Car 15 minutes de plus pour aller au bureau, ça veut dire 30 minutes en moins par jour pour une autre activité. Cela fait 2.5 heures en moins par semaine pour … préparer le petit-déjeuner ou dîner en famille, au lieu de réchauffer un plat surgelé … lire ou se relaxer avant de dormir, au lieu de s’écrouler de fatigue … dormir et se recharger, au lieu d’arriver au travail déjà fatigué le lendemain.
Résultat des courses, des collègues moins productifs, moins en forme et moins contents. A long terme cela peut induire des problèmes de santé ou familiaux, burn-out ou pire. Autrement, cela peut pousser certains à quitter l’entreprise, des collègues nécessaires au succès de l’équipe.
Évalue les effets d’un changement de locaux sur les trajets quotidiens de mon équipe
Évaluer la situation de chaque membre de l’équipe pour les bureaux actuels et nouveaux revient à évaluer l’équilibre et le bien-être de l’équipe entière et à comprendre la situation de chacun dans ce contexte.
Plus qu’un calcul des durées des trajets quotidiens, nous proposons une comparaison de ces durées pour deux adresses de bureaux, en utilisant le Team Happiness Calculator.
Pour que l’histoire de ton entreprise continue ainsi:
Ton entreprise a récemment emménagé des nouveaux locaux. Tu t’es assuré auparavant que l’emplacement convient pour la plupart des membres de ton équipe.
Tes collègues passent à peu près le même temps pour aller au travail qu’avant le déménagement.
Tu n’a eu personne très affecté par le changement. Au peu nombreux qui ont été affecté tout de même, et et n’ont pas pu adapter leurs horaires, tu leur a offert la possibilité de travailler à distance une ou deux fois par semaine.
Le changement a eu très peu d’impact sur les résultats de ton équipe.
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